เอกสารราชการ · คู่มือเริ่มต้น
เอกสารราชการคืออะไร? รู้จักประเภทและวิธีจัดการให้เป็นระบบ
ตรวจสอบแหล่งอ้างอิงเมื่อ 2 พฤศจิกายน 2569
ในหนึ่งวัน เจ้าหน้าที่อาจต้องทำทั้งใบลา ตารางเวร หนังสือขออนุมัติ และรายงานประกอบการเบิกจ่าย ปัญหามักไม่ได้อยู่ที่การพิมพ์เอกสารเพียงอย่างเดียว แต่อยู่ที่ข้อมูลคนละชุด แบบฟอร์มคนละรุ่น และการค้นหาฉบับที่อนุมัติแล้วไม่เจอ การเข้าใจประเภทของเอกสารและวางวิธีทำงานร่วมกันจึงช่วยลดการแก้ไขซ้ำได้ตั้งแต่ต้นทาง
เอกสารราชการกับงานสารบรรณเกี่ยวข้องกันอย่างไร
คำว่าเอกสารราชการใช้เรียกเอกสารในงานของหน่วยงานรัฐอย่างกว้าง ๆ ส่วนระเบียบงานสารบรรณใช้คำว่าหนังสือราชการสำหรับเอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ จึงไม่ได้มีเฉพาะหนังสือที่ส่งระหว่างหน่วยงาน แต่รวมถึงหลักฐานที่หน่วยงานจัดทำหรือรับไว้ด้วย
งานสารบรรณครอบคลุมวงจรเอกสาร ตั้งแต่จัดทำ รับ ส่ง และเก็บรักษา ไปจนถึงยืมและทำลาย การทำไฟล์ให้เสร็จจึงเป็นเพียงขั้นตอนหนึ่ง หน่วยงานยังต้องรู้ว่าใครรับผิดชอบเรื่อง เอกสารอยู่ขั้นตอนไหน และจะค้นหลักฐานกลับมาได้จากที่ใด
หนังสือราชการ 6 ชนิด เลือกใช้ให้ตรงกับงาน
ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ หนังสือราชการแบ่งเป็น 6 ชนิด การเลือกใช้ควรเริ่มจากวัตถุประสงค์ ผู้รับ และอำนาจของผู้ลงนาม แล้วตรวจแบบที่หน่วยงานกำหนดประกอบกัน
- หนังสือภายนอก — ใช้ติดต่อราชการอย่างเป็นทางการระหว่างส่วนราชการ หรือจากส่วนราชการถึงหน่วยงานอื่นหรือบุคคลภายนอก โดยใช้กระดาษตราครุฑ
- หนังสือภายใน — ใช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน มีแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก และใช้กระดาษบันทึกข้อความ
- หนังสือประทับตรา — ใช้ตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปในเรื่องที่ระเบียบกำหนด เช่น ส่งสำเนาหรือแจ้งรับทราบบางกรณี ไม่ใช่ทางเลือกแทนลายมือชื่อได้ทุกเรื่อง
- หนังสือสั่งการ — ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ ควรตรวจอำนาจและฐานที่ใช้ในการออกหนังสือก่อนจัดทำ
- หนังสือประชาสัมพันธ์ — ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว ใช้สื่อสารเรื่องราวของทางราชการตามวัตถุประสงค์ของหนังสือแต่ละประเภท
- หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ — เช่น หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่นที่ใช้เป็นหลักฐาน
เอกสารที่พบในงาน รพ.สต. และ อบจ.
งานประจำของโรงพยาบาลส่งเสริมสุขภาพตำบลและองค์การบริหารส่วนจังหวัดมีเอกสารหลายกลุ่ม เช่น งานบุคลากรมีใบลาและสรุปวันลา งานจัดเวรมีตารางปฏิบัติงานและหลักฐานค่าตอบแทน งานพัสดุมีใบเบิกวัสดุและทะเบียนครุภัณฑ์ ส่วนงานยานพาหนะมีใบขอใช้รถและบันทึกการเดินทาง
แบบฟอร์มเหล่านี้อาจมีระเบียบเฉพาะและแนวทางของต้นสังกัดประกอบอยู่ด้วย จึงไม่ควรนำแม่แบบจากอินเทอร์เน็ตมาใช้โดยดูเพียงหน้าตาเอกสาร ควรตรวจชื่อแบบ ช่องข้อมูล ผู้มีอำนาจอนุมัติ และเอกสารแนบกับผู้รับผิดชอบงานนั้นก่อน
ตัวอย่างเช่น การจัดทำใบลาและตารางเวรควรอ้างอิงรายชื่อกับตำแหน่งจากข้อมูลบุคลากรชุดเดียวกัน เมื่อมีการย้ายกลุ่มงานหรือเปลี่ยนตำแหน่ง เจ้าหน้าที่จะได้ไม่ต้องตามแก้ทีละไฟล์ และผู้ตรวจจะเทียบข้อมูลได้ง่ายขึ้น
เช็กลิสต์ก่อนเสนอเอกสารราชการ
ก่อนส่งให้ผู้ตรวจหรือผู้ลงนาม ลองตรวจทีละรายการต่อไปนี้ โดยปรับให้ตรงกับแบบและขั้นตอนที่หน่วยงานใช้อยู่
- เลือกประเภทหนังสือและแบบฟอร์มตรงกับเรื่อง ตรวจว่าเป็นแม่แบบรุ่นที่หน่วยงานใช้อยู่
- ตรวจชื่อหน่วยงาน ชื่อบุคลากร ตำแหน่ง และผู้รับให้ตรงกับข้อมูลปัจจุบัน
- ตรวจเลขที่หนังสือ วันที่ ช่วงเวลา และปีงบประมาณ ไม่สลับปี พ.ศ. กับ ค.ศ.
- เขียนชื่อเรื่องให้บอกงานที่ต้องดำเนินการ และระบุสิ่งที่ต้องการให้ผู้รับพิจารณาให้ชัด
- เทียบจำนวนวัน ยอดเงิน และรายการประกอบกับข้อมูลต้นทาง รวมถึงตรวจผลรวมอีกครั้ง
- ตรวจผู้เสนอ ผู้ตรวจ ผู้อนุมัติหรือผู้ลงนามตามอำนาจที่ได้รับมอบหมาย
- แนบหลักฐานให้ครบ เปิดไฟล์ PDF ดูทุกหน้าเพื่อตรวจตัวอักษร ตาราง และช่องลงนามก่อนส่ง
- ระบุผู้รับผิดชอบเรื่องและจุดเก็บฉบับสมบูรณ์ เพื่อให้ทีมติดตามงานต่อได้
จัดเก็บอย่างไรให้ค้นเจอและไม่สับสนกับฉบับร่าง
เริ่มจากกำหนดจุดเก็บเอกสารร่วมกันและตั้งชื่อไฟล์ให้สม่ำเสมอ ตัวอย่างชื่อไฟล์สำหรับใช้ภายในคือ 2569-11-02_กลุ่มงาน_เรื่อง_v01.pdf โดยใช้ชื่อเรื่องที่สื่อความหมาย หลีกเลี่ยงชื่ออย่าง final-ใหม่-ล่าสุด และไม่ใส่ข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่จำเป็นในชื่อไฟล์
แยกสถานะให้เห็นชัดว่าเป็นฉบับร่าง รอตรวจ หรือฉบับลงนามแล้ว เก็บไฟล์ต้นฉบับที่แก้ไขได้แยกจากฉบับสมบูรณ์ พร้อมข้อมูลอ้างอิงที่ช่วยค้น เช่น เลขที่หนังสือ วันที่ เรื่อง และเจ้าของเรื่อง หากมีการแก้ไขหลังตรวจ ให้บันทึกว่าแก้อะไรแทนการเขียนทับจนไม่เหลือที่มา
กำหนดสิทธิ์ตามหน้าที่และทดสอบการกู้คืนข้อมูลสำรองด้วย การมีสำเนาอย่างเดียวไม่ช่วยหากเปิดใช้ไม่ได้เมื่อจำเป็น ส่วนอายุการเก็บและการทำลายต้องพิจารณาตามประเภทเอกสาร ระเบียบที่เกี่ยวข้อง และขั้นตอนของหน่วยงาน ไม่ควรกำหนดระยะเวลาเดียวให้ทุกแฟ้ม
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยได้ เมื่อมีขั้นตอนรองรับ
ระเบียบงานสารบรรณฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564 วางแนวทางให้การติดต่อราชการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก โดยมีข้อยกเว้นและรายละเอียดที่ต้องพิจารณา หน่วยงานจึงควรตรวจช่องทางรับส่งที่กำหนด วิธีเก็บหลักฐาน และผู้รับผิดชอบก่อนเปลี่ยนขั้นตอนการทำงาน
ในทางปฏิบัติ ควรเริ่มจากงานที่ทำซ้ำบ่อยและมีขั้นตอนชัด เช่น การยื่นคำขอ การตรวจข้อมูล และการพิมพ์เอกสารจากข้อมูลที่บันทึกไว้ แล้วค่อยขยายไปยังงานที่มีผู้เกี่ยวข้องหลายฝ่าย
การสแกนเป็น PDF หรือมีปุ่มอนุมัติออนไลน์เพียงอย่างเดียวไม่ได้ยืนยันว่าเอกสารทุกชนิดใช้แทนต้นฉบับหรือดำเนินการครบข้อกำหนดแล้ว ต้องพิจารณาวิธีลงนาม อำนาจอนุมัติ และข้อกำหนดเฉพาะของงานด้วย
สาระสำคัญของระเบียบงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 — สำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี
เริ่มปรับงานเอกสารจากหนึ่งกระบวนงาน
เลือกงานที่ทีมต้องแก้ซ้ำมากที่สุดหนึ่งงาน แล้วไล่ดูตั้งแต่ผู้ยื่นคำขอจนถึงผู้เก็บหลักฐาน จดว่าข้อมูลใดถูกกรอกซ้ำ จุดไหนต้องรอ และใครเป็นคนยืนยันข้อมูลแต่ละรายการ จากนั้นกำหนดแม่แบบและผู้รับผิดชอบให้ตรงกันก่อนเลือกเครื่องมือ
ทดลองกับทีมเล็ก ๆ และวัดผลจากงานจริง เช่น เวลาที่ใช้เตรียมเอกสาร จำนวนครั้งที่ต้องส่งกลับแก้ และเวลาที่ใช้ค้นฉบับอนุมัติแล้ว ผลเหล่านี้ช่วยบอกได้ว่าการเปลี่ยนวิธีทำงานลดภาระให้เจ้าหน้าที่ได้จริงหรือยัง
บทความนี้เป็นแนวทางทำความเข้าใจและจัดระบบงาน โปรดตรวจระเบียบฉบับที่ใช้บังคับและแนวทางของต้นสังกัดก่อนปฏิบัติงานจริง
รู้จักระบบ ODS
ลดงานเอกสารซ้ำ ให้ทีมมีเวลาทำงานที่สำคัญ
ODS (One Data System) ช่วย รพ.สต. และ อบจ. เชื่อมงานบุคลากร ตารางเวร การลา พัสดุ ครุภัณฑ์ ยานพาหนะ และแผนเงินบำรุงเข้าด้วยกัน เจ้าหน้าที่ใช้ข้อมูลที่บันทึกไว้จัดทำเอกสารที่ระบบรองรับ พร้อมพิมพ์และบันทึกเป็น PDF ได้ ช่วยลดการคัดลอกข้อมูลระหว่างไฟล์ ผู้ใช้ยังตรวจแบบฟอร์มและขั้นตอนให้ตรงกับแนวทางของหน่วยงานก่อนนำไปใช้ได้ หากอยากเห็นว่าระบบช่วยงานประจำของทีมคุณอย่างไร นัดสาธิต ODS และนำตัวอย่างกระบวนงานมาคุยกับทีมงานได้เลย